Mniej pilnowania dokumentów, więcej czasu na księgowanie.
Pomagamy biurom rachunkowym ograniczyć ręczną pracę wokół zamknięcia miesiąca: sprawdzanie kompletności dokumentów od klientów, przypomnienia i pilnowanie odpowiedzi. Automatyzacja działa obok programu księgowego, którego już używasz, nie zamiast niego.
Trzy problemy, które zabierają najwięcej czasu przed zamknięciem miesiąca.
Klienci nie dosyłają dokumentów na czas
Przed zamknięciem miesiąca trzeba ręcznie sprawdzić, od kogo brakuje faktur czy potwierdzeń, dla każdego klienta z osobna, co miesiąc od nowa.
Przypominanie i pilnowanie odpowiedzi zajmuje godziny
Mail, telefon, czasem SMS, potem jeszcze raz mail. Odpowiedzi klientów rozjeżdżają się po skrzynce i rozmowach telefonicznych, więc trudno na bieżąco sprawdzić, kto przesłał komplet, a kto wciąż zwleka. To wraca w tym samym rytmie co zamknięcie miesiąca.
Wyjątki trafiają do księgowego za późno
Nietypowy przypadek (brakujący dokument, niejasna faktura, spóźniony klient) często wychodzi na jaw dopiero tuż przed terminem, gdy zostaje mało czasu na reakcję.
Jak to wygląda przed automatyzacją i po niej.
Księgowy ręcznie sprawdza, od kogo brakuje dokumentów, i pisze przypomnienia pojedynczo, klient po kliencie.
Odpowiedzi klientów giną w skrzynce mailowej, więc trudno sprawdzić, kto już odpisał, a kogo trzeba dogonić kolejnym przypomnieniem.
Wyjątkowe przypadki (braki, niejasności, opóźnienia) wychodzą na jaw dopiero tuż przed terminem zamknięcia miesiąca.
System sprawdza kompletność dokumentów i automatycznie wysyła przypomnienia do klientów, którzy jeszcze nie dostarczyli kompletu.
Odpowiedzi i statusy klientów są zbierane w jednym miejscu, więc zespół od razu widzi, kto odpisał, a kto wymaga kolejnego kontaktu.
System oznacza wyjątki, gdy tylko się pojawią, i przekazuje je do księgowego z odpowiednim wyprzedzeniem.
Zacznij od jednego procesu
Nie trzeba zmieniać całego sposobu pracy naraz. Zaczynamy od jednego, najbardziej czasochłonnego etapu i sprawdzamy, czy się sprawdza.
Trzy obszary, w których automatyzacja odciąża zespół najbardziej.
Bez zmiany programu księgowego i bez uczenia się nowych narzędzi. Automatyzacja działa w tle, obok tego, z czego już korzystasz.
Monitorowanie kompletności dokumentów
System sprawdza, jakich dokumentów brakuje od każdego klienta przed zamknięciem miesiąca, i aktualizuje status na bieżąco, bez ręcznego odhaczania w arkuszu.
Przypomnienia i śledzenie odpowiedzi klientów
Klienci dostają przypomnienia automatycznie, a zespół widzi w jednym miejscu, kto odpowiedział i dostarczył komplet, a kto wymaga kolejnego kontaktu.
Obsługa wyjątków i eskalacja do księgowego
Nietypowe przypadki (braki, niejasności, spóźnienia) są oznaczane od razu i trafiają do właściwej osoby w zespole razem z pełnym kontekstem sprawy.
Co sprawdzamy podczas pilotażu.
Nie mamy jeszcze wdrożeń u klientów z branży księgowej, dlatego nie pokazujemy tu wyników. Pokazujemy, co realnie mierzymy podczas wspólnego pilotażu, żebyś Ty i Twój zespół mogli ocenić, czy się sprawdza.
Czas do pierwszego przypomnienia
Ile czasu upływa od terminu dostarczenia dokumentów do wysłania pierwszego przypomnienia do klienta.
Liczba ręcznych follow-upów
Ile przypomnień i telefonów zespół musi wykonać ręcznie w trakcie pilotażu, i jak ta liczba się zmienia.
Odsetek zaległych klientów przypomnianych
Ilu spośród klientów z brakującymi dokumentami faktycznie dostaje automatyczne przypomnienie, dane wprost z logów systemu przypomnień.
Liczba eskalowanych wyjątków
Ile spraw system zgłasza księgowemu i jak szybko każda z nich trafia do niego.
Sprawdźmy to na Twoim przykładzie.
Umów krótką, bezpłatną rozmowę o tym, jak dziś wygląda zbieranie dokumentów w Twoim biurze, albo od razu zapytaj o płatny pilotaż na wybranym procesie.
Jak wygląda wdrożenie krok po kroku.
Rozmowa wstępna
Opowiadasz nam, jak dziś wygląda zbieranie dokumentów i komunikacja z klientami w Twoim biurze.
Mapowanie procesu
Wspólnie ustalamy, który etap (sprawdzanie kompletności, przypomnienia czy eskalacje) najbardziej opłaca się zautomatyzować jako pierwszy.
Prototyp i pilotaż
Budujemy działający prototyp na przykładowych danych, a potem uruchamiamy płatny pilotaż na wybranym, ograniczonym zakresie, obok Twojego obecnego programu księgowego.
Ocena i dalsze kroki
Wspólnie sprawdzamy wyniki pilotażu i decydujemy, czy i jak rozszerzyć automatyzację na kolejne procesy.
Pytania, które najczęściej słyszymy od biur rachunkowych
Nie. Automatyzacja działa obok programu księgowego, którego już używasz. Nie zastępuje go i nie wymaga migracji danych ani zmiany narzędzi.
Skontaktuj się z nami
Zacznijmy od rozmowy. Umów bezpłatną rozmowę — 30 minut. Opowiedz nam jak wygląda praca w Twojej firmie. My powiemy Ci czy i gdzie automatyzacja ma sens — i co realnie możesz zyskać.
Wolisz wybrać termin od razu?
Zarezerwuj termin na rozmowęNie lubisz formularzy?
Zostaw wiadomość na WhatsApp